EDMS (Enterprise Document Management System) - Kurumsal Doküman Yönetim Sistemi, elektronik belgeler veya taranmış belge imajlarının depolandığı, tasniflendiği, yönlendirildiği ve takip edildiği yazılım ve/veya donanım sistemleridir.

En basit anlamında bir doküman yönetim sistemi ofis içinde bir bilgisayarda paylaşıma açılmış bir klasör olabilir. Kullanıcılar bu klasör içinde kendilerine ayrılan yerlere belgelerini kopyalayabilir, erişebilir ve yedekleyebilirler. Kurumsal Doküman Yönetim Sistemleri (EDMS) ise dosya paylaşımı ve yedeklenmesi kavramını birkaç adım ileriye götürür. Tipik olarak kurumsal doküman yönetim sistemlerinin ilgilenmesi gereken bazı başlıklar vardır. Bunlar;

Depolama: dokümanlar nerede ve ne şekilde saklanacaklardır. En basit çözüm ofisin bulunduğu mekan ve bir sunucu bilgisayarının disk bütünüdür. Ancak organizasyonun farklı ihtiyaçları ve belgelerin yaşam döngüleri sebebiyle dokümanlar farklı lokasyonlarda ve/veya DVD/Blue-Ray gibi farklı medyalarda saklanabilir. Bir EDMS bu tür farklı senaryoları ve organizasyonun zaman içinde değişen depolama ihtiyaçlarına ayak uydurabilecek bir yapıya sahip olmalıdır.

Arşivleme: dokümanlar sisteme hangi metot kullanılarak ve hangi indeks bilgileri girilerek arşivlenecektir. Belgelerin türleri ve bunların sonradan bulunması için gereken parametreler birbirinden büyük farklılıklar gösterebilir. Bir EDMS en basit klasör yapısından, farklı künye bilgilerini barındıran indeks ve anahtar kelime yapısına ve belgeler arasında var olabilecek ilişkileri tutabilecek daha karmaşık yapılara kadar çok geniş bir yelpazeyi destekleyebilmelidir. Yedekleme: yangın, su baskını veya deprem gibi beklenmedik felaketlerden sonra sistemlerin nasıl geri ayağa kaldırılacaklarının belirlenmesi önemlidir. Sorun sadece doğal felaketler değil, işletim sistemi veya donanım arızaları gibi teknolojik sebepleri de kapsar. Bir EDMS kısa süre içinde ve en az kayıpla sistemleri geri yükleyebilecek opsiyonlara ve günlük çalışmalar sırasında sistemlerin yedeklenmesini sağlayacak bir yapıya sahip olmalıdır.

Güvenlik: bir EDMS'nin kullanıldığı kuruma sağladığı en önemli faydalardan bir güvenliktir. EDMS'ler sadece belgelere kimlerin erişip - erişemeyeceği konusunda bir güvenlik sağlamakla kalmaz aynı zamanda yedeklenmesi çok zahmetli veya imkansız olan fiziki arşivlerin dijital ortamda güvenlik altına alınmasını sağlar. Bu konunun önemini ne kadar vurgulasak azdır. Bozulan bir diskte bulunan veya yanlışlıkla silinen bir elektronik belgenin tekrar kurtarılması mümkünken, tahrip olan veya yok edilen bir fiziki belgenin geri getirilesi imkansızdır. Bu tür bir durumun bedeli çok ağır olabilir. EDMS'ler fiziki olarak kaybolsa da belgelerin dijital hallerini barındırarak kurumları bu ağır bedellerden korur. Ancak bütün bu faydalar sistem üzerinde barındırdığı elektronik belgelerin güvenliğini sağlayamıyorsa anlamsızlaşır. EDMS'ler belge ve o belgelerin künye bilgileri üzerinde ayrıntılı denetim ve güvenlik sağlamak zorundadır. EDMS'ler ayrıca belgelere erişim ve belgeler üzerinde yapılan değişikliklerin ayrıntılı raporlarını tutmak, kimlerin hangi belgelere ne kadar erişim hakkının olduğunun denetlenmek gibi aha bir çok güvenlik özelliğini üzerinde barındırmak zorundadır.