PaperPlus® Belge Yönetim Sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.

Neden PaperPlus®?
Elektronik bir belge yönetim sisteminin sağladığı yararlar daha çok, geleneksel arşiv yöntemlerinin kısıtlarından kaynaklanmaktadır. Bu yararları şu şekilde özetleyebiliriz:

• Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
• Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır.
• Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması koşulu ile istediği belgeye masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem yapabilir. Bunun için masasından kalkması, koridorlardan geçip merdivenlerden inmesi ve arşiv odasının tozlu rafları arasında, aradığı belgenin son şeklinin nerede olacağının bilmeksizin dolaşması gerekmez.
• Belgeler ağ veya İntranet üzerinden kurum içinde ve Internet üzerinden de kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir.
• Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.
• İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.
• Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra, müşteriye verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti sağlanır.
• Belgeler elektronik ortamda saklanır. Böylece belgelerin kaybolması, yanlış dosyalanması (arşivlenmesi) ve yetkisiz veya kötü niyetli kişilerce değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.
• Yapılan araştırmalar, Belge Yönetim Sistemi kullanımı sayesinde arşiv alanında 1/90 oranında tasarruf sağlandığını göstermektedir.

 
PaperPlus versiyonları
 
Express Edition:
Elektronik belge yönetimine geçmek isteyen küçük ofisler için ideal bir versiyondur. Tek kullanıcılı olan sistem ofis içindeki belge ve kayıtları elektronik ortama geçirerek hızlı bir şekilde bulunmalarını ve güvenli bir ortam içimde korunmalarını sağlar. Kurumun ihtiyaçları değiştikçe sorunsuz olarak daha üst versiyonlara geçilebilmektedir.
 
Standard Edition:
Kullanım ihtiyaçları bakımından tam bir EDMS çözümüne ihtiyaç duyan kurumların ihtiyaçlarını maliyet etkin bir şekilde çözümleye yönelik orak geliştirilen bir versiyondur. Bir çok kullanıcının belgelere hızlı ve güvenli bir şeklide erişmesi gerektiği, on-line olarak aynı kayıtların kullandığı kurumlar için idealdir. Kurumun ihtiyaçları değiştikçe sorunsuz olarak daha üst versiyonlara geçilebilmektedir.
 
Enterprise Edition:
Büyük kurumların veya büyük arşivlere sahip kurumların ihtiyaçları diğer kurumlarınkine nazaran bazı farklılıklar gösterir. PaperPlus'ın en kapsamlı versiyonu olan Enterprise versiyonu bu tür kurumların ihtiyacını karşılamaya yönelik olarak geliştirilmiştir.