PaperPlus® Belge Yönetim Sistemi,
tüm belgeleri elektronik ortama
aktaran, bu ortamda saklayan ve
bilgiye kolay erişimin en sağlıklı
yolu olan sorgulama ve görüntüleme
gibi işlevleri üstlenen modüllerden
oluşur ve özellikle belge hacmi
yüksek olan, bu belgelerin içerdiği
her türlü bilgiye kısa sürede,
kesintisiz ve en etkin çözümü
sağlayacak biçimde erişilmesi
gereken kurum ve kuruluşlar için
vazgeçilmez bir sistemdir.
Neden PaperPlus®?
Elektronik bir belge yönetim
sisteminin sağladığı yararlar
daha çok, geleneksel arşiv
yöntemlerinin kısıtlarından
kaynaklanmaktadır. Bu yararları
şu şekilde özetleyebiliriz:
-
Her belge, türü ve kaynağı ne olursa olsun bir kez arşivlenir.
-
Belge, daha doğrusu bilgi arama sırasında yaşanan zaman kaybı önlenir ve
istenilen belgeye en çok birkaç saniye içinde ulaşılır.
-
Bilgiye erişmek isteyen veya bu işle görevlendirilen kişi, yetkili olması
koşulu ile istediği belgeye masasındaki bilgisayardan erişebilir. Yetkisi
çerçevesinde belgeyi sadece inceleyebilir veya belge üzerinde işlem
yapabilir. Bunun için masasından kalkması, koridorlardan geçip
merdivenlerden inmesi ve arşiv odasının tozlu rafları arasında, aradığı
belgenin son şeklinin nerede olacağının bilmeksizin dolaşması gerekmez.
-
Belgeler ağ veya İntranet üzerinden kurum içinde ve Internet üzerinden de
kurum dışında istenilen kişilere kolayca ve anında gönderilebilir.
-
Taranan belgeler üzerinde yapılacak değişiklikler, belgenin aslını
etkilemez. Böylece asıl belgenin güvenliği sağlanır.
-
İş yapma süresi iyileşir ve karar verme süreci hız kazanır.
-
Maliyetlerin düşmesi ve bireysel üretkenliğin artmasının yanı sıra,
müşteriye verilen hizmetin niteliği yükselir ve müşteri memnuniyeti
sağlanır.
-
Belgeler elektronik ortamda saklanır. Böylece belgelerin kaybolması, yanlış
dosyalanması (arşivlenmesi) ve yetkisiz veya kötü niyetli kişilerce
değiştirilmesi gibi sorunlar ortadan kalkar.
-
Yapılan araştırmalar, Belge Yönetim Sistemi kullanımı sayesinde arşiv
alanında 1/90 oranında tasarruf sağlandığını göstermektedir.
PaperPlus versiyonları
Express Edition:
Elektronik belge yönetimine
geçmek isteyen küçük ofisler
için ideal bir versiyondur. Tek
kullanıcılı olan sistem ofis
içindeki belge ve kayıtları
elektronik ortama geçirerek
hızlı bir şekilde bulunmalarını
ve güvenli bir ortam içimde
korunmalarını sağlar. Kurumun
ihtiyaçları değiştikçe sorunsuz
olarak daha üst versiyonlara
geçilebilmektedir.
Standard Edition:
Kullanım ihtiyaçları bakımından
tam bir EDMS çözümüne ihtiyaç
duyan kurumların ihtiyaçlarını
maliyet etkin bir şekilde
çözümleye yönelik orak
geliştirilen bir versiyondur.
Bir çok kullanıcının belgelere
hızlı ve güvenli bir şeklide
erişmesi gerektiği, on-line
olarak aynı kayıtların
kullandığı kurumlar için
idealdir. Kurumun ihtiyaçları
değiştikçe sorunsuz olarak daha
üst versiyonlara
geçilebilmektedir.
Enterprise Edition:
Büyük kurumların veya büyük
arşivlere sahip kurumların
ihtiyaçları diğer kurumlarınkine
nazaran bazı farklılıklar
gösterir. PaperPlus'ın en
kapsamlı versiyonu olan
Enterprise versiyonu bu tür
kurumların ihtiyacını
karşılamaya yönelik olarak
geliştirilmiştir.